Faire gérer les factures et l’inventaire
À chacun sa spécialité : lorsque l’on travaille dans un domaine, on a tendance à se consacrer à son cœur de métier, autrement dit là où on est compétent. Gérer, comprendre et analyser les factures de télécoms constitue une profession à part entière et il est souvent plus efficace et plus rentable de confier cette tâche à une entreprise spécialisée. La mission est accomplie plus rapidement par un professionnel et le coût du sous-traitant est largement compensé par l’économie générée.
L’expert commence par réaliser un inventaire exhaustif des services de télécommunications et des factures de l’entreprise. Ce travail lui permet d’analyser les consommations de chaque service, en téléphonie, internet et mobile et de connaître le volume global des télécommunications de l’ensemble du groupe. Il peut dorénavant déterminer si celui-ci dispose des technologies adéquates d’optimisation des coûts et s’il pourrait réaliser de meilleures économies d’échelle chez un autre fournisseur, compte tenu du volume de consommation du groupe.
Puis, le spécialiste renégocie les tarifs avec les fournisseurs et valide cette entente par la signature de documents contractuels. Une bonne gestion des factures et de l’inventaire est essentielle: elle peut conduire à faire baisser de moitié les factures de télécommunications.
Renégocier les contrats
Faire appel à une entreprise de gestion de communications présente beaucoup d’autres points positifs :
- le groupe n’a pas besoin de dédier une personne à la négociation des contrats
- les coûts sont réduits, les services inutilisés et la surfacturation sont supprimés
- les accords avec les fournisseurs sont revus régulièrement, les renouvellements automatiques étant totalement bannis.
Contrôler l’approvisionnement
Dans la majorité des groupes, le service TI choisit les services et les fournisseurs, et le service comptable paie les factures qui arrivent. Les factures sont souvent incompréhensibles, empêchant tout contrôle et les contrats se renouvellent automatiquement, piégeant chaque année le groupe pour 3 ans ou plus. En gérant la relation avec les fournisseurs, le traitement, la validation des factures, et la contestation des facturations injustifiées, l’entreprise de gestion de communications permet au client de payer le juste prix et de réaliser des économies substantielles.
Adopter un plan directeur TI évolutif
Dans l’objectif d’optimiser son architecture réseau et ses infrastructures télécom, une entreprise doit détenir un plan directeur fiable et évolutif, établi en fonction de ses besoins actuels et futurs.
Faire appel à une entreprise spécialisée dans la gestion de télécommunications permet de bénéficier d’un audit de la situation réalisé par un expert, avec notamment un inventaire des équipements et des applications. En fonction de son analyse, le spécialiste préconise des solutions et présente leurs coûts ainsi que les économies générées. Il élabore le cahier des charges du plan d’action et le met en place au sein du groupe.
C’est en suivant plusieurs pistes que l’on peut diminuer de manière significative la facture de télécommunications d’une entreprise: gérer les factures, renégocier les contrats, contrôler l’approvisionnement et adopter un plan directeur TI adapté contribue à générer des économies sur les dépenses de télécommunications. Et ces économies sont d’autant plus importantes lorsque les tâches sont confiées à une entreprise spécialisée.