Les différents postes de dépenses
Sur une facture de télécommunication, on peut voir différentes lignes de facturation :
- Les frais d’installation et le coût d’acquisition ou de location des équipements avec les éventuels rabais
- Les ajouts ou les retraits de services intervenus au cours de la période de facturation (avec un réajustement généralement calculé au prorata du nombre de jours d’utilisation)
- La consommation facturée à l’utilisation de chaque service, les forfaits éventuels et les consommations hors forfait le cas échéant
Les difficultés de compréhension
On estime que près de 9 factures de télécom sur 10 ne sont pas vérifiées par les entreprises, qui les paient sans sourciller. Une véritable aubaine pour les fournisseurs quand on sait que les services souscrits ne sont pas forcément utiles aux entreprises et que la surfacturation représente plus de 10% de la facture. Pourquoi les entreprises acceptent-elles de payer? La lecture d’une facture télécom, est un véritable casse-tête, la facture étant devenue un fourre-tout incompréhensible.
Si les services d’accès à internet et la facturation des lignes téléphoniques fixes restent à peu près lisibles, les frais liés aux appels reçus sur les numéros sans frais, les dépenses en matière de télécommunications sur mobiles et de services optionnels ne sont pas toujours faciles à suivre et ont tendance à exploser, d’autant plus lorsqu’elles ne sont pas contrôlées. Même si on peut tout de même visualiser le coût global mensuel de chaque ligne de mobile, il n’empêche que les différents paramètres qui entrent dans le cadre de la facturation, tels que le temps minimum facturé, ou encore les diverses tarifications par opérateur ne sont pas toujours clairs.
Centraliser le contrôle
Dans les entreprises, c’est généralement le département TI qui négocie les contrats et les changements de matériel mais c’est le service des finances qui doit vérifier les factures pour les payer. Et la gestion de nombreux comptes n’arrange pas les choses.
Répartir les tâches d’analyse est chronophage, coûteux pour l’entreprise et moins rentable que de centraliser le contrôle. L’entreprise a donc plus intérêt à confier l’ensemble de la mission à une personne en interne ou à faire appel à une entreprise spécialisée en télécommunications.
Analyser les dépenses de chaque service
En plus de connaître la répartition des dépenses entre lignes fixes, mobiles et internet, une entreprise doit être en mesure de vérifier la facturation de sa flotte par service. Les communications du service sont mutualisées mais on est tout de même en mesure de visualiser le coût par ligne. Cette analyse permet d’identifier des économies potentielles qui pourront être réalisées :
- En supprimant les services inutilisés. Lors des signatures de contrat, les entreprises ont tendance à opter pour l’offre la plus complète incluant toutes les options : affichage du nom et du numéro du demandeur, renvoi automatique des appels, messagerie vocale; conférence à trois, appel en attente, liaison, ou encore appel personnalisé. Or, par expérience, ces services ne sont pas utilisés par tous les collaborateurs.
- En restreignant les accès de collaborateurs commettant des abus
- En limitant les données cellulaires
- En détectant et réclamant le remboursement au fournisseur des montants surfacturés
Cette analyse permet également de se rapprocher de l’entreprise de télécom afin de renégocier le contrat et de mieux l’adapter aux besoins de l’entreprise.
Bien comprendre sa facture de télécom est indispensable pour réaliser des économies en matière de télécommunications. On peut ainsi supprimer les services inutilisés, faire la chasse aux surfacturations et aux abus, et payer le prix juste pour les services de télécommunications dont a besoin l’entreprise.