Avec les nouvelles conditions d’achat des fournisseurs de services indépendants et le développement des offres et de la voix sur IP, magasiner son contrat en télécommunication est devenu un passage obligé pour obtenir une prestation adaptée à ses besoins et payer le juste prix. Mais lorsque les soumissions arrivent suite à un appel d’offres en télécommunication, comment dénicher le meilleur fournisseur ?
Configurez le contrat en fonction de vos besoins
Avant de chercher le meilleur fournisseur, il est indispensable de déterminer vos besoins.
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Souhaitez-vous regrouper internet, téléphonie fixe et mobile ?
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Appelez-vous régulièrement à l’international ?
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Votre activité nécessite-t-elle une connexion internet avec débit garanti ?
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Avez-vous besoin d’options de type fonctions de standard téléphonique : musique d’accueil, accueil téléphonique personnalisé, etc.
Aujourd’hui la plupart des fournisseurs de services en télécommunication proposent une large gamme de produits et services et les contrats en télécommunications sont modifiables à souhait en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise. Il est donc inutile d’opter dès la souscription du contrat pour une offre surdimensionnée comprenant des services inutilisés. Il sera en effet toujours temps de faire évoluer les services du contrat le moment venu.
Optez pour un fournisseur offrant une technologie adaptée
Lorsque l’on choisit son fournisseur en télécommunication, la technologie qu’il propose entre en ligne de compte.
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Pour les grandes entreprises, la VoIP avec systèmes téléphoniques IP multisite est par exemple une communication unifiée idéale.
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Comme elle offre des fonctionnalités avancées à un prix raisonnable, la téléphonie en nuage est quant à elle bien adaptée aux PME.
Ayez l’œil sur les clauses et termes légaux
Le problème avec beaucoup de contrats de télécommunication, c’est qu’ils regorgent de nombreux pièges. Il est donc essentiel d’éplucher chaque paragraphe afin de détecter :
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les durées d’engagement trop longues
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les clauses de renouvellement automatique
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les frais cachés qui n’ont pas été expliqués lors de la négociation
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les pénalités en cas de retard de paiement ou de résiliation.
Il existe des compagnies qui offrent des contrats sans engagement de durée ; certaines proposent même de rembourser les mois non consommés sur les forfaits annuels en cas de départ du client.
Choisissez un fournisseur dont la facturation est claire
Dans le domaine de la télécommunication, la facturation reste un sac de nœuds même pour les petites entreprises qui ne disposent que d’un nombre de bureaux limité. Comme la vérification des factures est chronophage et fastidieuse, les paiements sont souvent effectués sans qu’il soit possible de vérifier le bien-fondé des services facturés.
Il existe aujourd’hui des fournisseurs transparents qui proposent des forfaits avec facturation stable et fixe, sans surprises ni augmentations prédéfinies.
Économisez sans perdre en qualité
Faire la chasse aux gaspis ne signifie pas que l’on doive perdre en qualité ou en fiabilité de service mais simplement qu’il faut mettre en concurrence les fournisseurs. Vous pouvez bénéficier ainsi de tous les services utiles pour votre activité au meilleur prix et notamment :
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Des lignes de haute qualité
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Des options d’affichage du nom ou du numéro du correspondant
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Des messageries vocales et des renvois automatiques d’appels
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Des possibilités d’appels personnalisés et de conférence à plusieurs
Gérer les contrats et les dépenses en télécom constitue un véritable travail à part entière et toutes les entreprises ne disposent pas d’une personne disponible pour prendre cette tâche supplémentaire en charge. Il est possible dans ce cas de déléguer la gestion des dépenses en télécommunications à un spécialiste. Cette solution permet de gagner du temps tout en centralisant les services de télécom et en rationalisant les coûts.